Orgasoft.NET – Workflow

Mit dem Modul Workflow können Sie komplette, individuelle Geschäftsprozesse definieren und automatisiert ablaufen lassen. Enthalten ist ein Workflow Designer auf Basis der Microsoft Workflow Foundation. Die grafische Modellierungsoberfläche erlaubt die Definition auch umfangreicher Workflows. Alle Workflows werden persistiert und von einer zentralen Engine ausgeführt. Der gesamte Ablauf der Workflows wird über ein Tracking transparent überwacht. 

Mit dem Workflow-Modul erhalten Sie ein internes Benachrichtigungs- und Steuerungssystem, in dem alle zugewiesenen User ihre Aufgaben erhalten und delegieren können, je nachdem, was im Workflow definiert ist. 

Die Workflows können entweder objektbezogen oder manuell angestossen werden. Bezieht sich ein Workflow auf eine Orgasoft.NET Entität (z.B. Adresse, Artikel), so kann über das Kontextribbon der Workflow mit einer automatischen Verlinkung gestartet werden.

Beispiel 1: Ein neuer Lieferant wird nach folgendem vorgegebenen Ablauf gelistet.

Ein Sachbearbeiter trägt die Adresse des Lieferanten ein, darf aber nicht den Typ ‚Lieferant‘ eintragen, der den Lieferanten als aktiven Lieferanten kennzeichnet. Nach dem Speichern wird durch den Sachbearbeiter der Workflow gestartet. Darauf erhält die Einkaufsabteilung die Benachrichtigung, die Einkaufskonditionen zu verhandeln und in Orgasoft.NET einzutragen. Ist dies erfolgt, wird der Verkaufsleiter aufgefordert, die Ansprechpartner einzutragen. Danach soll die Buchhaltung dem Lieferanten eine Kreditorennummer zuweisen und für die Finanzbuchhaltung freigeben. Schließlich soll am Ende des Workflows die Geschäftsführung die Adresse als gelisteten Lieferanten freigeben.

Beispiel 2: Angebote, die einen Auftragswert von mehr als 10.000€ haben, dürfen nicht sofort vom Sachbearbeiter verbucht werden, sondern müssen zunächst von der Geschäftsleitung freigegeben werden.

Der Workflow wird automatisch vor dem Verbuchen des Vorfalls gestartet. Ist der Auftragswert geringer, kann der Sachbearbeiter sofort weiter arbeiten. Bei großen Angeboten wird der Sachbearbeiter automatisch informiert, sobald die Geschäftsleitung den Vorfall genehmigt hat. Auch Änderungswünsche der Geschäftsleitung können über den Workflow abgebildet werden.
Der Einsatz von Workflows wird immer dann empfohlen, wenn ein Geschäftsprozess aus mehreren Schritten besteht und der Ablauf fest definiert werden kann. Damit ist es unmöglich, Aufgaben zu übersehen oder die Abarbeitung von Geschäftsprozessen zu vergessen. Auch gehören mit der Einführung von Workflows entsprechende Durchführungsanweisungen an Mitarbeiter der Vergangenheit an, da diese in den Workflow integriert werden können.